fbpx

Los primeros pasos para implementar RPA y no morir en el intento

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Las bondades de la RPA se hacen evidentes, en diversas formas y en poco tiempo; si busca abrirse camino por la transformación digital de su empresa y quiere lograr un crecimiento sostenido a través de una mayor eficiencia, seguramente lo que necesita es incluir la automatización como estrategia para la automatización de sus procesos.

Si está interesado en agregar RPA a su compañía contáctenos.

 

¿Cómo y por dónde empezar?

A pesar que la adopción de este tipo de tecnologías puede imaginarse como un desafío complejo, la buena noticia es que, a pesar de no contar con grandes recursos, resulta totalmente posible y viable alinear las distintas unidades de negocio dentro de la empresa, con los profesionales abocados a las tareas de automatización y, así,  generar un proyecto exitoso.

No obstante entendemos que desde un abordaje estratégico, la implementación exitosa de RPA en el largo plazo requerirá un enfoque inteligente, que se centre en el uso de las tecnologías adecuadas, potentes y seguras para satisfacer a todo el personal vinculado al proyecto.

En este aspecto debemos destacar que si bien no existe una única receta que permita sistematizar la implementación, si se sugiere atravesar por una fase inicial exploratoria donde se deben identificar los procesos más simples, repetitivos y tediosos.

El producto de esta fase inicial deberían ser resultados inmediatos que otorguen visibilidad y confianza al equipo, a los empleados involucrados y a la organización en general.

Luego de ello, se debería estar en condiciones de pasar a una siguiente fase de consolidación, donde se puedan coordinar e integrar múltiples procesos transversales a distintas áreas de la organización interconectando diferentes aplicaciones del negocio.

 

Qué aspectos considerar para tomar las mejores decisiones al implementar RPA: 

  • Entender de que se trata RPA exactamente y sus posibilidades.
  • Identificar “procesos candidatos” como oportunidades de automatización.
  • Escoger el proveedor o partner adecuado que pueda brindar soluciones y soporte en todo momento.
  • Realizar una prueba de concepto concreta para visualizar el potencial de la solución sin centrarse en la medición del retorno inmediato de la inversión.
  • Medir los resultados y documentar todo el proceso, lo cual ayudará mucho en futuras modificaciones.
  • Seleccionar el siguiente caso y repetir el proceso de documentación exhaustiva previo al desarrollo.

 

Lo esencial en RPA

Al optar entre la infinidad de soluciones disponibles en el campo de la automatización robótica de procesos, es el deber de tener en cuenta la potencialidad en la escalabilidad del producto, ya que la misma debe centrarse, entre otras cosas, en la capacidad de gestionar en forma eficiente los eventuales aumentos en la carga de trabajo y posibles expansiones.

Finalmente vemos otro aspecto sumamente interesante dentro de las organizaciones suele ser el efecto cascada de la automatización, donde se va generando un cambio cultural desde lo interno, permitiendo que se abran puertas para identificar problemas de ineficiencia de escala, que deriven en el descubrimiento de nuevos procesos candidatos a ser automatizados.

Por todos estos atributos sostenemos que RPA ya se está consolidando en muchas empresas del mundo pero está lejos aún de alcanzar su máximo esplendor.

Para garantizar el éxito de la implementación de un proyecto de RPA en cualquier empresa y obtener beneficios tangibles, es necesario poner en práctica una serie de principios, que requieren el compromiso por parte de los miembros de la empresa para impulsar una gestión del cambio de la cultura organizacional.

 

Empecemos con la estrategia organizativa

Lo primero es preparar a la organización. Para ello, debemos pensar en la RPA como parte de una estrategia, más que como una solución independiente que se pueda implementar en un determinado departamento. Por tanto, requiere de una planificación inicial, una estructura organizacional que le dé soporte, una plataforma o tecnología que permita su despliegue, un socio de confianza para conseguir el éxito y, lo más importante, una estrategia de gestión de cambio para toda la empresa.

 

Después observemos los procesos candidatos

Al implementar RPA, lo primero que se debe hacer es estudiar el proceso elegido con todo detalle. Debemos evaluarlo de punta a punta: qué es lo que realmente se hace y por qué, cómo se mueven los datos y cómo se usan en toda la organización. Analizar el proceso optimiza su eficiencia, incluso antes de automatizarlo.

 

Necesitamos un diseño enfocado a la automatización

La automatización se puede aplicar a cualquier proceso, pero el diseño de la automatización de cada uno puede ser muy distinto. Por ello, a la hora de diseñar la automatización hay que considerar múltiples factores:

  • Evaluar la estabilidad del proceso
  • Definir el tamaño y escala de la entrega
  • Contabilizar el número de posibles puntos de fallo o error
  • Evaluar la oportunidad de fusionar o separar
  • Calcular el tiempo de despliegue
  • Contemplar el número de escenarios excepcionales

Finalmente, también es importante centrarse en maximizar el ROI. Debemos buscar un punto de equilibrio en la automatización de un proceso y evitando invertir en bots que queden infrautilizados.

 

Selección tecnológica

En la actualidad están apareciendo muchos proveedores de tecnología que implementan RPA y que utilizan diferentes plataformas. Elegir la plataforma adecuada es uno de los pasos clave en el éxito del proyecto de implementación de una solución de automatización robótica de procesos. Rocketbot presenta facilidad de uso, arquitectura, estabilidad, soporte y los requisitos de alojamiento son algunas de las áreas clave en las que destaca esta herramienta.

Por otra parte, también es importante analizar el diseño de la empresa y su arquitectura de configuración. De esto se encargarán los consultores de la plataforma elegida, para comprender si existen dependencias, limitaciones y excepciones clave a tener en cuenta. Siempre con el fin de evitar sorpresas posteriores.

 

Gestión del cambio

La implantación de una solución de RPA requiere de una metodología de gestión del cambio muy clara y efectiva. Un escenario de procesos en constante evolución garantiza múltiples cambios, que partirán de los diferentes sistemas, aplicaciones, procesos, políticas y datos implicados en la automatización. Así pues, para poder abordar un proyecto de estas características sin que afecte al funcionamiento normal de la organización, es necesario anticipar y proyectar su impacto, cuantificándolo en la medida de lo posible, antes de finalizar el diseño de la automatización.

Por lo tanto, la tarea clave de cualquier implementación de RPA será asegurar que los robots se gestionan tanto en conocimiento como en habilidades, así como su forma de ejecutarlo.

 

es_ESSpanish