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Cómo elegir un proveedor de RPA

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Desde siempre se ha buscado desarrollar los procesos de negocio de una manera más eficiente, y lo que hace la diferencia entre las tendencias de hoy y las del ayer, es la presencia de la tecnología.

Los robots no tienen horarios de trabajo, pueden trabajar durante la noche, los fines de semana y en días festivos. Ofrecen máxima flexibilidad para adaptarse y cubrir un alto volumen de operaciones, por ejemplo, el cierre de mes o de año.

Actualmente la automatización de tareas repetitivas (RPA) es una tecnología emergente que se ha transformado en el principal aliado de las empresas, ya que permite optimizar, mejorar sus funciones, ahorrar tiempo y dinero, y ganar competitividad en el mercado.

Poco a poco la automatización robótica de procesos se ha convertido en el mejor socio de una organización, porque es capaz de robotizar muchas de las tareas que consumen demasiados recursos humanos y financieros.

Si bien el uso de la robótica corporativa es relativamente nueva en el mercado, existen numerosas opciones de proveedores RPA que tal vez dificulten la toma de decisiones al momento de contratar el servicio.

Saber elegir al proveedor correcto es una decisión importante. Debemos preguntarnos, por ejemplo, ¿Qué desea automatizar?  ¿Qué capacidad de respuesta tiene el proveedor de RPA si necesitamos apoyo o ayuda? ¿La plataforma se ejecutará en la nube o en el sistema local?

Para determinar cuál es la mejor opción del mercado, será importante utilizar ciertos criterios de evaluación para valorar las distintas opciones. A continuación, consejos para elegir un buen proveedor de RPA.

Primero conocer las necesidades de la empresa

Antes de implementar un RPA dentro de las funciones del negocio, necesitará conocer las necesidades más complejas de la organización, para así entender los procesos que necesitará automatizar. Pregúntese primero: ¿Qué desea automatizar? y ¿Para qué desea automatizarlo? ¿La plataforma podrá satisfacer las necesidades más complejas de la organización?

Soporte y asesoría

Para obtener el máximo rendimiento del programa, es fundamental que el proveedor cuente con expertos disponibles para atender cualquier duda, especialmente en la implementación del software.

No es lo mismo un proveedor RPA que solo brinde una capacitación inicial, versus uno que preste atención, disponibilidad y soporte las 24 horas, todos los días de la semana.

Antes de contratar, consulte a la empresa si sólo ofrece orientación en las etapas iniciales de la implementación del RPA y las horas del soporte técnico. Los proveedores de RPA más serios ofrecen un sólido soporte de preventa y posventa.

Tipos de automatización

Existen diferentes tipos de automatización, ya que además Automatización Robótica de Procesos (RPA) también está la opción de la Automatización Robótica de Tareas de Escritorio (RDA). Básicamente, la principal diferencia entre ellos es el alcance.

RDA es un buen punto de partida para las empresas que están interesadas en probar la automatización asistida, la cual trabaja junto con el empleado en la estación de trabajo.

Lo importante es saber que la Automatización Robótica de Tareas de Escritorio, resuelve las tareas manuales más tediosas y repetitivas de la organización. Por ejemplo, extracción de datos, automatización en Excel, extraer información y enviarlo por correo electrónico, etc.

La tecnología RPA, en cambio, es una automatización no asistida y se puede instalar en un servidor o en la nube y funciona con aplicaciones utilizadas por toda la organización.

Los usuarios RPA podrán, por ejemplo, crear, buscar, actualizar y eliminar registros, realizar cálculos, crear robots de software o bots que pueden aprender, imitar y luego ejecutar procesos empresariales basados en reglas, etc.

Inteligencia Artificial + RPA

Los robots del software RPA pueden parecer similares a la IA. Sin embargo, algunos bots carecen de una cualidad que sí posee la IA: la capacidad de aprender y mejorar con el tiempo.

Los proveedores de RPA más confiables cuentan con la funcionalidad y adaptabilidad con la inteligencia artificial.  La interacción de ambas tecnologías ofrece nuevos niveles de productividad, ya que se complementan a la perfección y se pueden fusionar para crear una solución digital increíblemente poderosa que genera un proceso completamente autónomo.

Mientras los robots del software analizan los datos, la inteligencia artificial permite tomar decisiones, expandiendo la robotización a todo tipo de nuevas áreas. Incluso, podrá enseñar a los bots a entender, aprender y a tomar decisiones complejas.

Seguridad, simplicidad y respaldo

Un buen RPA deberá contar con una plataforma que proteja y ofrezca una implementación de herramientas intuitivas, flexibles y segura para la automatización inteligente. Aquella debe implementarse fácil y rápidamente.

Es importante que las actividades ejecutadas por un robot puedan ser monitoreadas y grabadas, lo cual generará información valiosa que se podrá utilizar para mejorar los procesos o atender requerimientos de auditorías.

Es fundamental asegurar el sistema, por ello, fíjese que el sistema ofrezca un registro de actividad para poder validar todo lo que el robot hace.

Un RPA reputado debe crecer rápidamente y mejorar su precisión a medida que lleguen nuevos datos, así con ello mejorará el rendimiento del robot y del modelo.

Por ello asegúrese que la plataforma ofrezca la capacidad de crecer rápidamente y que apoye las necesidades constantes de la empresa. Busque un proveedor de RPA con una trayectoria de éxito en la ampliación de los programas de automatización inteligente de sus clientes.

Flexibilidad en la nube y sistema local

A algunas organizaciones les resulta más cómodo la idea del entorno local, porque no requieren una conexión a Internet para que los empleados in situ tengan acceso al almacenamiento, lo cual lo hace totalmente disponible sin necesidad de una buena conexión.

Otras empresas optan por mantener el almacenamiento en entornos locales, pero con un servicio de respaldo fuera de las instalaciones para evitar pérdida de datos.

Por ejemplo, es probable que una institución bancaria que gestiona grandes transacciones financieras quiera proteger su entorno de automatización mediante la gestión de su plataforma detrás de sus barreras de seguridad y dentro de uno de sus centros de datos asegurados. Sin embargo, el mismo banco puede querer automatizar las interacciones con sus clientes mediante un robot de chat o una aplicación móvil, lo que requiere que la plataforma de automatización se amplíe rápidamente para adaptarse a la demanda mediante una implementación en la nube.

Por ello, una buena plataforma debe ser lo suficientemente flexible para apoyar ambos escenarios.

En resumen, antes de tomar la decisión final, debe asegurarse que la herramienta RPA pueda automatizar una variedad de tareas diferentes. Ahora está listo para elegir la mejor opción en función de las necesidades de la empresa.
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