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Evitar fallos en tus proyectos RPA

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¿Por qué puede fallar la RPA en la empresa? 

¿Cómo los líderes de TI podrían aprovechar al máximo la tecnología?

Las herramientas para programar bots pueden hacer que sea tan simple como realizar una tarea mientras un bot mira por encima de su hombro. Pero, en la práctica, hay varias formas en que los bots individuales pueden fallar, y los programas de RPA pueden fracasar, algo que se debe abordar para triunfar.

La causa raíz de muchos tipos de fallas proviene de una falta de visión y dirección general del programa, definida por el liderazgo y adoptada por la empresa. Estas fallas de RPA se pueden evitar con una dirección y orientación claras. Los programas de automatización escalados han demostrado que generan impresionantes impactos y retornos financieros medibles.

¿Qué fallas pueden tener las empresas al implementar RPA? 

¿Cómo podemos evitar las fallas?

Gobernanza

Un problema común en los proyectos de automatización robótica de procesos es la falta de gestión o gobernanza, en general las organizaciones se ven limitadas a un Retorno de Inversión insuficiente, esto se da debido a que no hubo suficiente inversión en términos de gestión y monitoreo adecuados en relación a la iniciativa de automatización.

Al momento de iniciar con un proyecto de RPA existe una gran expectativa de “la magia” de esta tecnología, creyendo que unos cuantos click solucionaran la situación de manejo de informaciones y procesos en las empresas. Para triunfar con la RPA en las compañías se hace estrictamente necesario tener el rigor suficiente para guiar a la fuerza laboral hacia capacitaciones precisas y teniendo el apoyo del equipo de Tecnologías de la Información para así generar automatizaciones potentes con objetivos claros de escalar a un sistema más complejo de automatización.

Para que las automatizaciones RPA satisfagan las necesidades empresariales más exigentes, se hace prioritario poner en las manos de un equipo experto en análisis y automatización, para cumplir con ese preciado Retorno de la Inversión (ROI).

¿Cómo elegir el proceso idóneo a automatizar?

La mayoría de las veces las compañías no pueden conseguir el ROI esperado, dado a que buscan procesos para automatizar que no son los más adecuados, pero, acá la salvación, se pueden encontrar candidatos automatizables de modo sencillo, es decir, tareas muy básicas, muy constantes, sin variaciones, perdurables en el tiempo: el perfecto candidato para la RPA. 

Por las ansias de automatizar y transformarse al mundo digital, es que podemos estar tan entusiasmados por comenzar que nos impidamos evaluar concretamente los beneficios. Que un proceso sea posible de automatizar no quiere decir que sea estrictamente necesario llevarlo a cabo. Es prioritario analizar y contemplar todo el espectro de posibilidades. 

Algunos robots de software de automatización pueden realizar tareas sencillas, y que en específico puedan ser relevantes para un solo integrante de la empresa. Para que las compañías puedan centrarse en su propia transformación digital, se hace necesario considerar automatizaciones de espectro amplio, de esta forma la RPA tendría un impacto generalizado y no meramente específico.

¿Cómo es trabajar con bots?

Los bots de RPA pueden fallar en sus funciones una vez que hemos iniciado el trabajo con ellos, esto se debe porque se suele pensar que los robots trabajan de forma autónoma, sin una supervisión adecuada:

Un bot de automatización es parecido a un trabajador humano, de la misma forma que una nueva persona se integra a la empresa, el nuevo robot se enfrentará a nuevos escenarios, cosas que nunca ha visto o probado antes.

Reentrenamiento de robots

La planeación de un desarrollo completo de automatización nos puede dar flexibilidad en las operaciones para abordar los procesos en distintas condiciones, pero también se hace necesario reentrenar la fuerza laboral digital hasta detectar los posibles escenarios donde se desenvuelven los bots, por lo tanto es crucial realizar actualizaciones de las automatizaciones.

Para obtener todas las virtudes de la automatización, se debe poner atención en el mantenimiento del sistema de RPA, además hay que monitorear y generar informes para conocer el impacto que esta tecnología está teniendo en la empresa.

¿Escalar?

Los robots de software son muy capaces de copiar información desde una aplicación o traspasar los datos de una plataforma a otra, pero son un gran desafío para poder escalar, contrastando las API dentro de las automatizaciones de la compañía.

El rendimiento de la tecnología de RPA puede presentar decaimiento al momento de enfrentar esa escalada a procesos más complejos; cuando se incrementan los volúmenes de data a procesar, los robots son capaces de consumir mayor cantidad de recursos.

La implementación de los robots de RPA pueden ser activados y puestos en funcionamiento de manera ágil, pero la gestión y monitoreo puede darnos una óptica clave para estudiar si podemos pasar del robot a otros métodos de automatización integrados.

Usando la data de otros

Otro de los desafíos para triunfar en RPA en la empresa, es la obtención de los datos en sitios que no nos pertenecen, es decir, leer, revisar y extraer información de plataformas de terceros. Lo que ocurre acá es que comúnmente los sitios y páginas son actualizadas regularmente, generando que nuestro bot no pueda resolver como fue entrenado en aquellas condiciones originales; recordemos que nuestros bots harán exactamente lo que le hemos dicho que haga. Si un click era realizado en un lugar, pero después ocurre un cambio de la orientación de ese botón, el robot no sabrá encontrar donde hacer su función.

La variación hace que nuestro robot no pueda resolver, la inflexibilidad puede resultar un gran dolor de cabezas a la hora de cumplir con procesos que ya hemos determinado y bien definido.

La fuerza de trabajo digital, no presenta aprendizaje, realizará cada cosa que hemos programado que haga, si no prevemos estas alteraciones, el bot se equivocará.

Antes de implementar RPA

Si se realiza seguimiento y registro de las actividades de los robots, podemos estar en distintas situaciones para anticipar variaciones, y sortear los posibles obstáculos que generen errores.

La idea de implementar RPA es para facilitar y liberar a nuestro personal humano de tareas muy exigentes, mecanizadas y repetitivas, pero si dejamos sin atención a los robots, estos podrían perjudicar el funcionamiento de la compañía y demandar más tiempo y recursos que realizar estos procesos del modo tradicional.

El equipo de Tecnologías de Información, debe estar en constante comunicación con las partes involucradas en los procesos y hacer saber que la RPA es un mecanismo más dentro de las TI. Para que la RPA puede ser implementada se hace necesario observar previamente si los procesos a los que se someterá el robot son invariables y repetitivos 

Expectativas demasiado altas

Por el entusiasmo de querer retribuciones inmediatas es que se pueden omitir ciertos errores, generando un diseño y planificación de la RPA deficientes, Debemos ser realistas para asumir que no todo es posible automatizar, pues nadie quiere que los resultados sean imprecisos

Los equipos que trabajarán con la automatización de RPA en las empresas, deben experimentar, en carne propia, frustraciones y realizar correcciones para superar los obstáculos que se vayan presentando.

Involucrar a los trabajadores

Para no equivocar el camino hacia la digitalización a través de la RPA en las empresas es sumamente importante comprender que es lo que se quiere lograr y para ello quien es más idóneo para esta misión es su propio personal, puesto que ellos son los que están involucrados con los datos y procesos, al escuchar como es el trabajo realizado de forma manual, podemos obtener lo necesario para luego determinar qué es lo que hará nuestro robot. Si nuestro personal humano participa del proceso de creación del diseño de RPA y cómo podrían beneficiarse, es más fácil que quieran aprovechar la tecnología para su bienestar laboral.

Integrar a los trabajadores en la creación de los bots de software optimiza las funciones y necesidades de la empresa; quienes están más familiarizados con los procesos son sus mismos empleados, ellos ayudarán a una correcta creación e implementación de la RPA. 

Comunicación para la correcta gestión 

La RPA requiere que la organización completa esté preparada y dispuesta para la adopción de la tecnología; parece muy sencillo, pero a veces los altos cargos en la empresa solo imponen el cambio.

La adopción de las nuevas tecnologías de RPA en una empresa, no generará cambio en algunos puestos de trabajo, sino que es posible que toda la compañía experimente una modificación profunda, a fin de transformarse en una empresa del futuro. 

Los empleados tienen un rol esencial, es así que comunicar los cambios se pretenden realizar e involucrarlos permitirá tener mayor manejo, familiaridad y aceptación de las tecnologías que espera implementar.

Los trabajadores son quienes continuarán el camino hacia la transformación de su empresa, por lo tanto, capacitarlos y hacerlos partícipes, aumentará el éxito de su campaña tecnológica. Los empleados serán capaces de programar los robots y podrán mejorarlos cada vez que sea necesario.

 

Conseguir el éxito en las automatizaciones de RPA requiere de que estemos atentos no solo a los procesos “dentro de nuestra mente”, sino que probarlos de forma concreta, primero en frío y a mano; consultar a quienes ya trabajan con aquellos datos de manera tradicional, escuchar sus preocupaciones y velar porque sus funcionarios humanos se mantengan al día y actualizados a la par con el crecimiento y desarrollo de su compañía.

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