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Automatización del sector público

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Los estados, gobiernos y las instituciones públicas, sin duda alguna deberían ir a la vanguardia respecto a la utilización de las nuevas tecnologías, a fin de modernizarse para agilizar las gestiones y trámites que estos realizan. La RPA (Automatización Robótica de Procesos) aparece como una importante herramienta para dar soluciones concretas a las gestiones administrativas de corte público.

Las distintas instituciones públicas habitualmente reciben miles o millones de solicitudes de información, por lo cual los servicios pueden verse saturados por demandas de empleos, facturas de los proveedores, realización de nóminas, solicitudes de certificados, agendamiento de citas al registro civil, ayudas sociales, citas a los servicios de salud y mucho más. La RPA puede brindar agilidad a la hora de concretar respuesta a los ciudadanos de un país. 

 

 

Sepa qué es RPA y cómo podría ser una gran ayuda

Cuando se hacen las cosas manualmente, la administración y solución a las demandas es proclive a demoras, sin contar con los errores producto del factor humano, aún dificultan la resolución de las peticiones ciudadanas, el papeleo y retrasos genera insatisfacción de parte de las personas dado que no consiguen resolver de forma oportuna las situaciones, generando reclamos y quejas del tradicional sistema.

La automatización llega para dar servicios de calidad en el área pública, agilizando todos los procesos y peticiones de parte de los usuarios de las instituciones. Cabe destacar que la incorporación de la RPA en la administración genera una respuesta inmediata a las tramitaciones y solicitudes.

 

Las tecnologías de automatización de procesos agiliza los tiempos de respuesta para solicitudes y esta puede estar a disposición las 24 horas del día.

 

La utilización de la RPA, en los servicios públicos reduce los errores manuales de digitación, causados por la fatiga de los trabajadores en extensas jornadas frente a un computador. La RPA emula estas actividades del trabajador humano, pero sin cometer errores y de una forma mucho más ágil, así el personal de la institución pública puede determinar su tiempo para actividades donde las máquinas no pueden estar presentes, como el contacto cara a cara, o para tomar decisiones en temas que presentan variabilidad; no olvidemos que la tecnología de RPA funciona bajo los principios de procesos constantes y altamente repetitivos.

La transformación digital también debe alcanzar a las instituciones públicas, con el objetivo de brindar un mejor servicio a los ciudadanos y presentar una cara moderna y actualizada; de un país que busca el bienestar y satisfacción social. 

¿De qué forma la RPA puede ser un aporte a las instituciones de carácter público? Acá mostraremos cómo concebir la automatización en el servicio público.

Identificación y análisis

Se debe observar y analizar qué procesos son susceptibles de ser automatizados, en esencia son aquellos procesos que son repetitivos, de gran volumen y que demandan mucho tiempo en ejecutarse manualmente. El personal de servicio público se hace fundamental a la hora de identificar los procesos, dado que ellos saben por experiencia todos los detalles y variantes que puedan existir.

Infraestructura

La tecnología de RPA trabaja desde sistemas digitales, por lo tanto, se hace necesario contar con computadores, pero no es necesario conseguir nuevos equipos, dado que los bots de software pueden ejecutarse desde los equipos que ya se tengan, por lo tanto no se requiere de gran inversión en este concepto.

Desarrollo

Contando con los dos puntos anteriores, ahora es posible crear un diseño, un plan de acción de los robots; se estructura qué hará y que no hará. Un grupo de expertos especializados en automatización se harán cargo de la creación de un sistema de automatización integrado y adaptado perfectamente para las necesidades del sector público.

Capacitación

Para que está tecnología funcione de manera exitosa es necesario que el personal pueda trabajar con los robots de software; involucrarlos y consultarlos generan una simbiosis perfecta para que la automatización haga su trabajo y los humanos puedan realizar tareas de mayor valor.

Producción

La tecnología de RPA debe ponerse en marcha e integrarse a los sistemas con que ya se trabajaba, es decir, plataformas, páginas web, servidores de correos electrónicos, servicios de impuestos, páginas judiciales, portales de antecedentes,  etc. A medida que los sistemas de automatización son monitoreados y testeados, es que se avanza para ponerlos en actividad y recibir los beneficios de esta tecnología. 

Gracias a la RPA es que las tareas de repetición, mecanizadas y digitalización pueden ser fácilmente administradas y gestionadas, para optimizar los tiempos, recursos y energías del personal humano de los servicios públicos, otorgando calidad, confiabilidad y velocidad de respuesta ante las solicitudes ciudadanas.

El trabajo mancomunado entre el personal y la fuerza laboral digital podrán realizar todas las tareas necesarias para dar servicios rápidos y de calidad, dando respuesta más oportuna a las personas.

¿Qué ventajas se obtienen de trabajar con tecnología RPA en el sector público?

En el mundo y en cualquier industria o sector, la RPA brinda múltiples beneficios, gran parte de las tareas administrativas se encuentran en manos de esta tecnología de automatización. Una ventaja significativa a la hora de invertir en esta tecnología es el retorno de la inversión (ROI) en el corto plazo; de gran importancia a la hora de tomar las decisiones tanto empresariales como de administración pública.

 

Calcule el ROI acá  

  

Ahora daremos algunos ejemplos concretos de que podría hacer la RPA por el sector público:

En Recursos Humano y finanzas

Con la tecnología de RPA se puede hacer de manera más fácil la gestión de la información de los contratos a través de plataformas digitales para el personal, pero también contratos se prestación de servicios, contratos con los proveedores, se podrá gestionar la generación automatizada de facturas, extracción de datos, recepción de mercancías, elaboración de informes, envío de documentación, pagos y cobros.

Validación de documentos

Gracias a la automatización de RPA asociada a IA y APIs es posible contrastar la información de distintos documentos, firmas, fotografías (análisis biométrico), escaneos, textos manuscritos, etc. De manera ágil se puede hacer comparativas para dar paso a otros procesos para autorizar licencias médicas, pagos de seguros, pagos de sueldos, pago a proveedores, entre muchas otras cosas. No hay limitación en la gestión de la información desde las plataformas internas como externas.  

Reducción del tiempo en proceso de información

Con la automatización se logra reducir considerablemente los tiempos de digitalización de la información, por ejemplo en la recepción de reclamos, entre otras, los datos pueden ser rápidamente actualizados en las distintas plataformas, de manera inmediata, pudiendo realizar seguimiento de la etapa del proceso en que se encuentra.

Cumplimiento de normas

Sabemos que la seguridad y confiabilidad de la información es primordial, a partir del uso de la RPA se resguardan todos los datos de posibles filtraciones, garantizando que no se usarán para fines fuera de la institucionalidad. Según la programación de la RPA se fijan los parámetros para los requisitos y cumplimientos de todas las normas y legislaciones vigentes.

En resumen

Las automatizaciones robóticas de proceso son capaces de satisfacer las altas exigencias de los mercados, pero también de las instituciones y organismos. En Rocketbot podemos diseñar y programar los más diversos robots que estarán al servicio de la institución pública, como de los ciudadanos, brindando la máxima seguridad, rapidez y veracidad de la información gestionada.

La velocidad de esta era exigen que las cosas se hagan rápido y sin errores, donde el tiempo de todos es un valor a resguardar, la automatización consigue que la digitalización de los Estados llegue para potenciar la institucionalidad y dar mayor respaldo y garantías a los ciudadanos, y también mejorar la manera en que se trabaja internamente.

Si busca mejorar las instituciones públicas, organismos de Estado, puede solicitar una reunión con nuestros expertos, estaremos muy dispuestos a colaborar para mejorar y democratizar la tecnología.

 

 

Cree que la Automatización Robótica de proceso podría ayudar su trabajo, pyme, negocio,  compañía, organización o su idea  Asesórese acá con uno de nuestros expertos

 

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